회계 전표

전표란 무엇을 뜻할까요?

전표는 매일 발생한 일을 기록하는 일기와 같다. 매일의 사건(회계상의 거래)이 기록된 일기가 모여 비로소 일기장(장부)이 되는 것이다.

 

전표는 회사가 직접 회계처리를 하지 않더라도 적어도 한 번은 마주치는 형태다. 이것은 보통 지출결의서와 함께 발생하는 부분이다. 전표는 '표가 들어 있는 종이'를 의미하며, 기업 간에는 통일된 양식은 없다. 회사에 따라 전표가 외부에 보이지 않고 관리 목적으로만 사용되기 때문에 회사 기호에 맞게 약간 다르게 수정될 수 있다. 제3자가 열람해야 할 문서가 아니기 때문에 통일된 양식을 고집할 필요가 없고, 회사를 위해 더 추가해서 작성하면 된다. 요즘은 전표를 잘 사용하지 않는 추세지만 회계업무에서는 여전히 필수다.

 

입금전표, 출금전표, 대체전표

전표는 입금전표, 출금전표, 대체전표 이렇게 3종류가 있다. 그중 대체전표를 가장 많이 쓰지만, 언제 다른 것들이 사용되는지 알면 당황하지 않을 것이다. 모든 전표에는 공통적인 날짜, 계정 과목, 적요, 금액이 공통적으로 들어간다.

 

입금전표는 말 그대로 현금이 들어온 것에 대해 기록해두는 전표다. 예를 들어 물건을 팔고 현금을 받았다고 하면 입금 전표에 적는 것이다. 출금 전표는 입금 전표와 반대로 현금 지출을 기록하는 전표다. 예를 들어 물건을 사서 현금을 냈다고 하면 그 액수를 전표에 적는 것이다.

 

현금이 들어왔을 때는 입금전표를, 현금이 나갈 때는 출금 전표를, 그 밖의 경우에는 대체 전표를 사용한다. 즉 현금이 들어오거나 나가지 않거나 현금이 움직이지 않을 때 대체 전표를 사용한다. 물건을 팔았지만 아직 현금을 받지 못한 경우나, 물건을 사서 나중에 현금을 주기로 한 경우가 여기에 해당한다. 생각해보면 위와 같은 거래가 발생했을 때 현금이 움직이지 않는다는 것을 알 수 있다. 나중에 현금을 받거나 결제할 때 입금전표나 출금 전표를 작성하면 된다. 그때는 현금이 움직이기 때문이다.

전표를 왜 사용하는 것일까?

회계처리의 최종 목적은 정확한 재무제표의 작성이다. 그러나 재무제표는 1년 치 회계기록을 종합한 것이기 때문에 언제, 왜, 누구와 함께 했는지는 명확하지 않다.

 

따라서 마치 일기를 쓰는 것처럼 매일 무슨 일이 일어났는지 기록해야 하는데, 그것이 바로 전표 작성이다. 이러한 전표를 취합하여 총계정원장을 작성하고, 총계정원장을 근거로 한 시산표를 작성하며, 재무제표를 만드는 것이니만큼 기초 재무제표 작성에 전표작성을 잘못하게 되면 재무제표를 정확하게 작성할 수 없다.

 

또 전표에는 전결권자가 결재할 수 있는 '결재란'이 들어 있다. 결재를 담당한다는 것은 윗사람에게 일의 발생을 보고하는 것으로, 윗사람은 그 보고로부터 사업에 무슨 일이 일어났는지 알 수 있다. 즉, 전표에는 올바르게 장부를 작성하기 위한 목적과 결재를 통한 내부관리의 목적이 내재해 있다는 것이다.

▣ 입금전표, 대체전표, 출금전표 사례
1. 회사를 설립하면서 대출 5천만 원을 받았다.
[입금전표]
차입금 50,000,000
[대체전표]
(차변) 현금 50,000,000 (대변) 차입금 50,000,000\

2. 아르바이트 비용으로 15만 원을 지급했다.[출금전표]
아르바이트 급여 150,000
[대체전표]
(차변) 아르바이트 급여 150,000 (대변) 현금 150,000

위의 사례를 보면 알 수 있겠지만, 대체전표만 있어도 전표 발행에는 아무런 문제가 없다. 하지만 편리성이나 관리 차원에서 출금전표나 입금전표를 사용하는 경우가 많다.

 

오늘은 전표에 대해서 알아보았다. 현금이 들어올 때는 입금전표, 반대로 현금이 나갈 때는 출금전표 이 두 가지만 잘해줘도 기본적인 회계관리는 되는 것이다. 다음 시간에는 재무제표에 대해서 알아보는 시간을 갖도록 하겠다.